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7 Trucos y Funciones de Outlook que seguramente no conocías

A estas alturas, de seguro ya sabes lo tedioso que puede ser coordinar una reuni√≥n online con alguien, ‚Äú¬Ņqu√© d√≠a te sirve? ¬ŅA qu√© hora es mejor para ti? ¬Ņd√≥nde est√° el enlace, no lo veo?‚ÄĚ As√≠ y muchas otras cosas m√°s.

Pero, ¬Ņqu√© pasar√≠a si te dijeramos que existe una soluci√≥n gratuita y s√ļper eficiente a este problema? y ¬Ņqu√© pasar√≠a si te decimos que esta herramienta tambi√©n te puede ayudar en tu productividad en muchas otras √°reas?

De seguro te emociona la idea, pero lo mejor y más impresionante de todo, es que esa herramienta no es otra más que Microsoft Outlook; el correo que de seguro vienes utilizando toda tu vida desde que se creó hotmail y por más que te lo digan, no te cambias a gmail.

Sin embargo, hoy te traemos 7 trucos y funciones de outlook que de seguro no estás usando, pero que definitivamente deberías.

trucos y funciones de outlook

Envío de correos programado o diferido

Si quieres enviar un correo electrónico a una persona que está en la otra cara del mundo, y debido a ello existe una clara diferencia de horario; puedes utilizar la función de retrasar entrega para hacer que esa persona reciba el correo a primera hora.

Esto no sólo se limita a las horas de diferencia que podamos tener, puedes extender la entrega diferida a una, dos, tres semanas y más.

Esta y la siguiente función suelen dar errores en dispositivos android, así que tal vez deberías considerar cambiarte a iPhone y disfrutar de todas las características de outlook sin problemas.

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Establecer respuestas autom√°ticas en caso de ausencia

Cuando diriges un negocio o empresa, las ‚Äúemergencias‚ÄĚ siempre suelen ocurrir cuando est√°s ausente.

Para evitar que las personas que te contactan entren en desesperación debido a que no reciben una respuesta inmediata de tu parte, Outlook tiene la función de establecer respuestas automáticas.

En la zona de Archivo, debes darle clic y justo allí verás la opción de respuestas automática en la barra lateral.

Puedes establecer desde qué fecha hasta qué fecha deben recibir las personas tu mensaje automático y, también puedes ajustar incluso las horas del día.

truco de outlook - ctrl+k

CTRL+K

Cuando vas a enviar un correo a alguien a quien ya has escrito antes, Outlook automáticamente te muestra la dirección de esa persona mientras escribes su nombre.

Sin embargo, si esa persona no est√° agregada a tu lista, entonces este autocompletar no funcionar√°.

Para solucionar este peque√Īo problema, al momento de escribir el nombre de la persona lo siguiente que debes hacer es presionar CTRL+K, de esa forma una nueva ventana de Outlook aparecer√°.

En esa se te mostrar√°n personas que tengan el mismo nombre que acabas de escribir y que est√°n guardadas en la memoria de tu libreta de direcciones.

Agregar accesos r√°pidos

Si hay funciones que utilizas constantemente pero que por defecto no se muestran en Outlook, las puedes agregar t√ļ mismo(a).

Para hacerlo debes irte a la flecha que apunta hacia abajo y que est√° en la parte superior derecha de la barra principal.

Da clic all√≠ y luego en la pen√ļltima opci√≥n que dice ‚ÄúM√°s Comandos‚ÄĚ, en esta nueva ventana que se abrir√°, selecciona la funci√≥n que quieres agregar (como por ejemplo imprimir) y ahora esa funci√≥n estar√° siempre en tu barra de herramientas de acceso r√°pido sin importar en qu√© pantalla est√©s.

trucos de outlook - enviar calendario

Programar reuniones de forma m√°s eficiente

En Outlook puedes crear un nuevo correo electrónico y dándole clic a insertar, selecciona la opción de calendario.

Esto insertará un calendario en el correo donde aparecerán las fechas y horas en las que estás ocupado/disponible pero sin revelar más información.

Es decir, las personas podrán ver qué día y hora estás desocupado(a), lo que les facilitará agendar una reunión, pero no serán capaces de ver en qué estás invirtiendo exactamente tu tiempo en esos renglones donde apareces ocupado(a).

Utiliza las redirecciones para los correos masivos

¬ŅQu√© pasa cuando quieres enviar un correo electr√≥nico masivo, pero no quieres gestionar cada respuesta individualmente?

Lo que debes hacer es redactar tu correo, pero antes de darle a enviar, haz clic en opciones y luego elige dirigir respuestas. Allí sólo debes colocar otra dirección de correo electrónico, tal vez alguien de la oficina o una dirección de gmail que configures temporalmente.

Así, todas las respuestas llegarán allí.

funciones de outlook - leer en voz alta

Leer en voz alta

Outlook tiene un botón con el que puedes hacer que lea tus correos electrónicos.

El bot√≥n est√° dentro de la pesta√Īa de inicio y se llama ‚Äúleer en voz alta‚ÄĚ cuando pulsas en √©l, adem√°s de leerlo, te va indicando en qu√© parte exacta del correo se encuentra.

Muy √ļtil para cuando vas manejando.

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