A estas alturas, de seguro ya sabes lo tedioso que puede ser coordinar una reunión online con alguien, “¿qué día te sirve? ¿A qué hora es mejor para ti? ¿dónde está el enlace, no lo veo?” Así y muchas otras cosas más.
Pero, ¿qué pasaría si te dijeramos que existe una solución gratuita y súper eficiente a este problema? y ¿qué pasaría si te decimos que esta herramienta también te puede ayudar en tu productividad en muchas otras áreas?
De seguro te emociona la idea, pero lo mejor y más impresionante de todo, es que esa herramienta no es otra más que Microsoft Outlook; el correo que de seguro vienes utilizando toda tu vida desde que se creó hotmail y por más que te lo digan, no te cambias a gmail.
Sin embargo, hoy te traemos 7 trucos y funciones de outlook que de seguro no estás usando, pero que definitivamente deberías.
Envío de correos programado o diferido
Si quieres enviar un correo electrónico a una persona que está en la otra cara del mundo, y debido a ello existe una clara diferencia de horario; puedes utilizar la función de retrasar entrega para hacer que esa persona reciba el correo a primera hora.
Esto no sólo se limita a las horas de diferencia que podamos tener, puedes extender la entrega diferida a una, dos, tres semanas y más.
Esta y la siguiente función suelen dar errores en dispositivos android, así que tal vez deberías considerar cambiarte a iPhone y disfrutar de todas las características de outlook sin problemas.
Establecer respuestas automáticas en caso de ausencia
Cuando diriges un negocio o empresa, las “emergencias” siempre suelen ocurrir cuando estás ausente.
Para evitar que las personas que te contactan entren en desesperación debido a que no reciben una respuesta inmediata de tu parte, Outlook tiene la función de establecer respuestas automáticas.
En la zona de Archivo, debes darle clic y justo allí verás la opción de respuestas automática en la barra lateral.
Puedes establecer desde qué fecha hasta qué fecha deben recibir las personas tu mensaje automático y, también puedes ajustar incluso las horas del día.
CTRL+K
Cuando vas a enviar un correo a alguien a quien ya has escrito antes, Outlook automáticamente te muestra la dirección de esa persona mientras escribes su nombre.
Sin embargo, si esa persona no está agregada a tu lista, entonces este autocompletar no funcionará.
Para solucionar este pequeño problema, al momento de escribir el nombre de la persona lo siguiente que debes hacer es presionar CTRL+K, de esa forma una nueva ventana de Outlook aparecerá.
En esa se te mostrarán personas que tengan el mismo nombre que acabas de escribir y que están guardadas en la memoria de tu libreta de direcciones.
Agregar accesos rápidos
Si hay funciones que utilizas constantemente pero que por defecto no se muestran en Outlook, las puedes agregar tú mismo(a).
Para hacerlo debes irte a la flecha que apunta hacia abajo y que está en la parte superior derecha de la barra principal.
Da clic allí y luego en la penúltima opción que dice “Más Comandos”, en esta nueva ventana que se abrirá, selecciona la función que quieres agregar (como por ejemplo imprimir) y ahora esa función estará siempre en tu barra de herramientas de acceso rápido sin importar en qué pantalla estés.
Programar reuniones de forma más eficiente
En Outlook puedes crear un nuevo correo electrónico y dándole clic a insertar, selecciona la opción de calendario.
Esto insertará un calendario en el correo donde aparecerán las fechas y horas en las que estás ocupado/disponible pero sin revelar más información.
Es decir, las personas podrán ver qué día y hora estás desocupado(a), lo que les facilitará agendar una reunión, pero no serán capaces de ver en qué estás invirtiendo exactamente tu tiempo en esos renglones donde apareces ocupado(a).
Utiliza las redirecciones para los correos masivos
¿Qué pasa cuando quieres enviar un correo electrónico masivo, pero no quieres gestionar cada respuesta individualmente?
Lo que debes hacer es redactar tu correo, pero antes de darle a enviar, haz clic en opciones y luego elige dirigir respuestas. Allí sólo debes colocar otra dirección de correo electrónico, tal vez alguien de la oficina o una dirección de gmail que configures temporalmente.
Así, todas las respuestas llegarán allí.
Leer en voz alta
Outlook tiene un botón con el que puedes hacer que lea tus correos electrónicos.
El botón está dentro de la pestaña de inicio y se llama “leer en voz alta” cuando pulsas en él, además de leerlo, te va indicando en qué parte exacta del correo se encuentra.
Muy útil para cuando vas manejando.